Разработка системы мотивации по KPI

Существует как минимум 5 причин, по которым разработка той или иной системы оценки деятельности и мотивации целесообразна практически в любой компании:

• Самый действенный механизм мотивации. Как уже было сказано выше при внедрении технологий мотивации по KPI вы практически гарантировано получите прирост в 10% производительности труда. Среднее увеличение производительности составляет 20-30% за первые несколько месяцев. В нашей практике был проект, когда по результатам внедрения комплексной системы управления на основе KPI производительность возросла на 75%, а экономическая эффективность - на 39%
• Трансляция целей и приоритетов компании. Опять же, по данным исследований, примерно 80% стратегий проваливаются из-за так называемого «пробела исполнения». Даже самые толковые сотрудники зачастую просто не понимают, что именно они должны сделать для достижения целей компании на своем рабочем месте. Внедрение системы ключевых показателей эффективности (KPI) позволяет наиболее точно транслировать работникам цели и приоритеты бизнеса.
• Мониторинг эффективности работы всей компании. Корректно разработанная система КПЭ позволяет не только оценивать и мотивировать отдельных сотрудников и подразделения, но и непрерывно мониторить состояние дел во всей компании, оперативно выявлять сбои и устранять их.
• Оптимизация использования фонда оплаты труда. Система оплаты на основе KPI позволяет перевести значительную долю издержек на персонал в переменную часть зарплаты и поставить ее в зависимость от результатов работы компании. Таким образом фонд оплаты труда превращается из источника затрат в средство повышения эффективности.
• Привлечение и удержание наиболее способных сотрудников. Корректно разработанная система мотивации на основе КПЭ позволяет установить «социальную справедливость» в оплате труда – работники, прикладывающие наибольшие усилия и приносящие наиболее значимый результат, будут получить наибольшую зарплату. Таким образом, их можно эффективнее удержать в компании, не повышая при этом общий уровень оплаты труда выше рыночного.

Единой общепризнанной методологии разработки ключевых показателей эффективности не существует. Известно более десятка методов разработки механизмов денежной мотивации, которые с разной степенью точности называют ключевыми показателями эффективности и иными показателями оценки деятельности. Среди наиболее распространенных подходов следует отметить следующие:

1. EVA – модель экономической добавленной стоимости для расчета финансовых KPI «верхнего» уровня.
2. Система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) – комплексная модель описания стратегических показателей компании.
3. Функциональные КПЭ – показатели, отражающие не степень выполнения целей, а основные параметры исполнения трудовой функции работника.
4. Проектные КПЭ – показатели, отражающие степень успешности реализации проекта.
5. Исполнение стандартов, регламентов и правил.
6. Выполнение планов, задач и поручений.
7. Оценка по компетенциям – комплексная методика оценки ключевых качеств работника, определяющих результаты его труда.
8. KPI сбытового персонала. Для коммерческого блока организации существует отдельная методология выработки показателей и компенсационной схемы.

Проблема в том, что ни одна методика не является универсальной. Там, где срабатывает одна, другая оказывается совершенно бесполезна и даже вредна. За много лет практики мы разработали свою авторскую модель KPI, которая позволяет подобрать для каждой компании и группы должностей оптимальное сочетание методик в зависимости от ряда факторов:

• Размер компании и сложность организационной структуры
• Отрасль и специфика используемой технологии
• Наличие и степень проработанности стратегии, системы бюджетирования и т.д.
• Тип рабочего места и место должности в иерархии компании
• Тип мотивации работника
• Степень участия собственника в оперативном управлении и др.

Чаще всего для разработки адекватной системы мотивации в одной компании приходится применять комбинацию из 2-3 наиболее адекватных данной организации методик. Мы поможем определить и реализовать наиболее оптимальное сочетание КПЭ, позволяющих более эффективно достигать стратегических и оперативных целей компании.

1. Определить оптимальное сочетание методов оценки деятельности и мотивации. Для решения этой задачи обычно проводится хотя бы минимальная организационная диагностика.
2. Разработать показатели для основных подразделений и должностей (для этого может потребоваться дополнительное прояснение целей компании или функциональных обязанностей должности).
3. Определить оптимальную структуру заработной платы (соотношение постоянной и переменной части) по должностям и категориям персонала.
4. Разработать модели оплаты труда (формулы расчета премий, периодичность выплат, веса показателей и т.д.)
5. Разработать необходимые регламентирующие документы (положение по оплате, оценочные листы и т.д.)
6. Автоматизировать систему (по необходимости).
7. Провести пилотное внедрение (виртуальные начисления и их анализ на нескольких выбранных подразделениях, корректировка и уточнение процедур).
8. Внедрить систему (обучение сотрудников, организация коммуникации и т.д.)

• Измеряемость – возможность количественно измерить показатель.
• Простота – легкость понимания смысла и методов расчета показателя.
• Связанность с целями органиазции.
• Контролируемость – способность работника влиять на степень выполнения показателя.
• Объективность – отсутствие (снижение) влияния субъективных и случайных факторов.
• Широта, комплексность – охват всего набора функциональных обязанностей работника.
• Полнота – отсутствие неконтролируемых показателей, ухудшение которых может снизить общую эффективность при выполнении контролируемых показателей.
• Оправданность затрат – оправданность затрат на измерение показателя.

• Дизайн программы оценки деятельности и мотивации представляет собой наиболее очевидную сложность. Выше мы писали о комплексе факторов и методик, которые необходимо учитывать при разработке системы KPI. Мы часто слышим жалобы на то, что новая система мотивации не соответствует ожиданиям и не достигает поставленных целей. Систему приходится постоянно пересматривать. Это происходит из-за использования неадекватных методик оценки деятельности, игнорирования специфики компании и т.д. Для разработки действительно эффективной системы ключевых показателей эффективности необходимо либо привлекать в штат опытных специалистов по компенсациям, либо приглашать внешних консультантов.
• Злоупотребления при разработке системы KPI. Наш опыт показывает, что любые изменения в системе оценки и мотивации всегда затрагивают интересы каких-либо групп влияния в организации. Например, раньше можно было просто продавать, а теперь приходится заниматься пролонгацией и соблюдать определенную структуру ассортимента. Такие требования усложняют жизнь коммерческого директора. В результате, если директор компании делегирует разработку системы ключевых показателей эффективности кому-то из своих замов, практически всегда нарушаются принципы связанности показателей с целями компании, их полноты и комплексности. Таким образом, для разработки эффективной системы мотивации необходимо активное участие первого лица организации в этом процессе, на что обычно нет времени. В такой ситуации опять же оправдано приглашение независимых специалистов, которые после завершения проекта покинут организацию (а значит, не боятся внутренних конфликтов).
• Ошибки в реализации методик оценки. Даже если дизайн программы сделан безупречно, ошибки могут возникнуть на этапе разработки формул расчета показателей и переменной части заработка. Такие ошибки также могут свести на нет весь эффект от системы мотивации. Для минимизации рисков подобных ошибок опять же необходимо привлечение опытных специалистов. О том, как рассчитать степень выполнения KPI можно почитать в нашем блоге.
• Нет планов или недостаточно статистики. В отличие от сдельной или комиссионной оплаты KPI живет только при наличии планов по каждому показателю. Также KPI требует регулярного сбора фактических данных и оценок по каждому сотруднику. В этой связи при внедрении данного подхода надо быть готовыми к тому, что многие показатели придется анализировать и планировать, а системы учета совершенствовать.
• Автоматизация. Сейчас в моду вошла автоматизация любых управленческих процессов, в том числе и оценки по KPI. Мы настойчиво рекомендуем не ставить телегу впереди лошади. Иногда автоматизация абсолютно необходима для корректной работы системы KPI, а иногда она является пустой тратой денег. До решения вопроса об автоматизации необходимо разработать саму систему KPI и понять, как она будет работать (сколько и каких сотрудников в себя включать, какова будет периодичность премирования, какие будут использоваться показатели). Подробнее о том, когда автоматизация KPI нужна, а когда излишня, можно почитать в нашем блоге.

Разработка систем мотивации на основе ключевых показателей эффективности – это наша основная специализация. Мы занимаемся этим уже более 10 лет и накопили достаточный опыт успешно реализованных проектов. Наши эксперты регулярно публикуют свои авторские разработки в сфере мотивации, а также преподают авторские курсы в ведущих вузах страны. Мы имеем достаточный уровень экспертизы для разработки действительно эффективной системы мотивации на основе КПЭ. Для автоматизации процессов мотивации по KPI мы изучили все основные решения, имеющиеся сегодня на российском рынке, имеем опыт сотрудничества с несколькими поставщиками ПО и разработали собственный продукт - систему HighPer. Мы знаем преимущества и недостатки всех информационных систем и оптимальную сферу их применения. По необходимости мы готовы помочь выбрать оптимальное средство автоматизации, отвечающее специфике именно вашей компании, а также помочь с его внедрением. Во главу угла мы ставим эффективность системы мотивации, а не возможность внедрения дорогостоящей информационной системы, не всегда адекватной специфике бизнеса.

Можно ли создавать систему мотивации по KPI в малом бизнесе? Конечно, можно! Только для этого надо использовать специальные методики, учитывающие специфику компании.
Система сбалансированных показателей (ССП / BSC) является универсальным или наиболее эффективным способом разработки KPI? Нет. Это лишь один из подходов, который благодаря грамотной политике продвижения получил сегодня широкую известность. ССП эффективно работает только в крупных компаниях, имеющих четко определенную стратегию, проработанную систему бюджетирования, без собственника в оперативном управлении. И даже в таких компаниях BSC может использоваться только для оценки руководителей высшего уровня управления. Для оценки линейного менеджмента, исполнителей и значительной части коммерческого персонала необходимо применять иные методики. В этой связи мы рекомендуем с осторожностью относиться к консультантам, пропагандирующим один единственный метод разработки КПЭ.
Мотивацию по KPI обязательно автоматизировать? Нет. Различные методики управления по целям и соответствующей мотивации существуют уже более 50 лет. Ранее они вполне успешно применялись без специальных средств автоматизации. Тем не менее современные средства автоматизации действительно иногда могут сделать управление системой мотивации по KPI более простым, наглядным и удобным. Наши соображения "за" и "против" автоматизации можно посмотреть здесь.
Возможно ли разработать своими силами без привлечения консультантов? Да, это можно сделать несколькими способами:

• Набить собственные «шишки» и переделать систему мотивации 3-5 раз, что чревато напряженностью в коллективе и конфликтами.
• Пригласить в штат компании опытного специалиста по компенсациями и льготам, имеющего опыт разработки систем KPI в компаниях, подобных вашей.
• Пройти специальное обучение, которое позволит избежать многих типовых ошибок и сэкономить значительное время.